Справочники — это удобный инструмент для заполнения шаблонов форм и централизованного хранения информации о расходных материалах, запчастях, объектах, активах и рабочих процессах. Они помогают упростить работу и повысить эффективность процессов.

Например: если в шаблоне формы есть поле с выбором из списка — скажем, нужно указать вид кнопки лифта — раньше все варианты приходилось вводить вручную. Это занимало время и могло приводить к ошибкам. Теперь вы можете использовать справочники, чтобы быстро и удобно заполнять любые списки в шаблонах форм.

Чтобы добавить шаблон:

1. Перейдите на вкладку Шаблоны → Шаблоны справочников.

2. Нажмите кнопку Новый шаблон.

3. Введите название и описание шаблона.

4. Заполните Идентификатор записи — это уникальное значение, которое однозначно идентифицирует каждую запись справочника. Например, это может быть артикул или телефон. Идентификатор записи нужен, чтобы заполнять пункты поля «Список» с помощью справочника.

• произвольный идентификатор — колонка из загруженного файла с уникальными значениями, которые однозначно идентифицируют каждую запись. Например, адрес электронной почты, номер телефона, артикул. Выберите тип данных — строка или число.
• автоматический идентификатор — уникальные значения для колонки система генерирует автоматически по мере добавления новых записей в справочник. Значение идентификатора увеличивается автоматически. При выборе автоматического идентификатора укажите его название (например, «Клиент») и выберите количество знаков в номере записей (например, два знака). В этом случае уникальные значения в колонке будут выглядеть так: «Клиент01», «Клиент02» и т.д.

5. В конструкторе перетащите нужные поля в основное окно и заполните названия полей (ограничение — 400 символов):

• строка — поле для текста в одну строчку.
• текст — поле для нескольких предложений.
• дата — поле для даты (например, дата добавления записи в справочник).
• время — поле для времени (например, время добавления записи в справочник).
• целое число — поле для целых чисел.
• вещественное число — поле для вещественных чисел (например, цены с точностью до копеек — 12,78 руб.).
• галочка — пункт с флажком, который необходимо отметить.
• список — выпадающий список с несколькими вариантами ответа. Чтобы автоматически заполнить поля списка через справочник, выберите нужный справочник.

Отметьте галочками обязательные для заполнения колонки в вашей таблице. Названия полей — обязательный параметр, без них сохранить шаблон нельзя.

6. Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы изменить шаблон:

1. Напротив нужного шаблона нажмите → Редактировать.

2. Измените нужные поля.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы скопировать шаблон:

Если вы хотите создать шаблон таблицы, похожий на уже существующий, то его можно скопировать и быстро поправить нужные параметры:

1. Напротив шаблона, который нужно скопировать, нажмите → Копировать.

2. При необходимости измените нужные поля.

3. Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы удалить шаблон:

1. Напротив нужного шаблона нажмите → Удалить шаблон.

2. Подтвердите удаление и нажмите кнопку Да. Если вы передумали или нажали по ошибке, нажмите кнопку Нет.